Оглавление:
Начинаются, как правило, так: В ответ на ваш запрос… В ответ на ваше письмо… Затем идет изложение ответа Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан. Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться: В связи со сложившейся ситуацией на производстве… Продолжается описанием самой просьбы Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки. Завершается письмо стандартными фразами С уважением…, Заранее благодарим за участие…, С наилучшими пожеланиями…. Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь.
Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.
Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств. Завершается письмо фразами С наилучшими пожеланиями… Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Надеемся на продолжение сотрудничества. Сопроводительное письмо.
Побуждение ккакому-либо действию адресата в формепросьбы — самый распространенныйвид речевого действия в деловом общении.В форме просьбы пишутся заявления,служебные записки, ходатайства.
Почти всемногоаспектные письма содержат просьбу.Нередко одно деловое письмо содержитнесколько просьб — однотипных речевыхактов. Композиция такого письма можетвыглядеть следующим образом: Прошу… Одновременно прошу… А также прошу… Просим…Также просим…А также просим… Нередко просьбепредшествует мотивация: Поскольку оптовыецены выросли на 5%, просим Вас … В связи с переходомна новый график работы… По причинеотсрочки платежа … Ходатайствосодержит просьбу воказании содействияпри решении сложных или спорныхвопросов. ТОО “Аякс” г. Самара, ул.Товарная, 18/2 Промышленноеотделение № 8231 СбербанкаРФ ТОО фирма “Аякс”расчетный счет № 508201/1634 в связи с тем,что основная деятельность предприятия— оптовая торговля, просит дать разрешениена использование торговой выручки нахозяйственно-операционные нужды,командировочные расходы и выдачузаработной платы.
Образцы деловых писем
Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами) Уважаемые коллеги!
Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12. Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.
С уважением, Коллектив Технического бюро Институт «Оптика» Деловое письмо.
Необходимо заинтересовать адресата и убедить его оказать вам поддержку.
Рассмотрим для начала более длинный вариант. В первую очередь необходимо составить «шапку» письма, в которой указать наименование вашей организации и ее реквизиты, а также информацию о том, кому вы направляете письмо. Это может быть как определенный человек (например, глава какой-то компании) или группа (сотрудники отдела вашей фирмы или ваши партнеры).
Далее следует приветствие: если вы обращаетесь к конкретному человеку, необходимо обратиться по имени: «Уважаемый Иван Петрович!».
Соответственно, можно начать письмо с таких фраз: Бесплатная юридическая консультация: Вы являетесь выдающимся экспертом в области… Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…
редактор проф.
Помимо этого, нас интересует закупочная стоимость продукции, приобретаемой оптом и в розницу, а также приблизительные сроки изготовления средней партии товара.
Все сведения (каталоги, прайс-листы, ссылки на сайты партнеров, а также информацию об условиях взаимодействия) прошу направлять на электронный адрес Если возникнут вопросы, Вы сможете связаться с нами по тел.
1-111-111-11-11. Директор ОАО «YY» Долгов Я.В.
Образец №4.
Ведь для того, чтобы просьба оказала желаемое действие, крайне важно учитывать личность получателя, его социальное положение, текущее материальное состояние и другие факторы. Кроме того, письмо должно носить ярко выраженный доверительный характер: если это будет строго официальный документ, адресат, находящийся в по умолчанию более выгодном положении, скорее всего, предпочтёт ответить отпиской или просто откажется от диалога, отправив послание в мусорную корзину.
Перед тем как приступить к составлению письма-просьбы о решении проблемы, отсрочке выплат или предоставлении скидки, имеет смысл определиться с адресатом.
Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев.
Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.
Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.
Готовый образец можно использовать на примере такого.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е.
прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель.
Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой. Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно.
Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице.
Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю.
Указывайте в «шапочке» текста правильное полное лучше всего добавить еще и юридический адрес.Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи.
Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!».
Таким образом вы, во-первых, выразите лицу свое уважение, а во-вторых, просьба, адресованная конкретному человеку, накладывает
Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.
Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений). Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.
может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника.