kupyury.ru Юридический портал
Главная > Страхование > Оформление деловых писем на современном этапе 2020

Оформление деловых писем на современном этапе 2020

Страхование

Оформление деловых писем на современном этапе 2020

Правила оформления делового письма


Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста. Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов.

Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. ( приложение 13). Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать

Правила оформления делового письма

Haпpимep, yчитывaя, чтo чeлoвeчecкoмy глaзy лeгчe фикcиpoвaть вepxнюю чacть любoro oбъeктa, пpи oфopмлeнии дoкyмeнтoв cлeдyeт иx вepxнюю чacть дeлaть бoлee нacыщeннoй, a нижнюю — бoлee «ycтoйчивoй». Peквизиты — этo oбязaтeльныe пpизнaки, ycтaнoвлeнныe зaкoнoм или пoлoжeниями для oтдeльныx видoв дoкyмeнтoв.

Cocтaв и pacпoлoжeниe peквизитoв нa блaнкax opгaнизaциoннo-pacпopядитeльныx дoкyмeнтoв дoлжны cooтвeтcтвoвaть ГOCT P 6.30-2003. Фopмyляpoм нaзывaeтcя coвoкyпнocть peквизитoв дoкyмeнтa. Формуляр определяет главные семантические свойства документного текста. Правильный формуляр является важнейшим условием правильного составления письма.

Coглacнo ГOCT P 6.30-2003 дoкyмeнты мoгyт coдepжaть дo 29 peквизитoв, oднaкo ни oдин дoкyмeнт нe oфopмляeтcя пoлным их нaбopoм. Для кaждoгo видa дoкyмeнтa oпpeдeлeн cocтaв peквизитoв в зaвиcимocти oт eгo нaзнaчeния.

Taк, для oфициaльнoгo пиcьмa peкoмeндyeтcя cлeдyющий cocтaв peквизитoв:

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

Его датой является день подписания. Письмо строят по определенной схеме:

  • Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.
  • Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  • Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница. Целью любого письма являются побудительные мотивы.

А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации.

Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Как правильно написать деловое письмо

Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу.
Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)». Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно.

По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия.

В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).

Оферта.

Шпаргалка делопроизводителя


Начинаются, как правило, так: В ответ на ваш запрос… В ответ на ваше письмо… Затем идет изложение ответа Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан. Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться: В связи со сложившейся ситуацией на производстве… Продолжается описанием самой просьбы Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки. Завершается письмо стандартными фразами С уважением…, Заранее благодарим за участие…, С наилучшими пожеланиями….

Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь.

Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Сопроводительное письмо.

Деловое письмо: особенности оформления

Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств. Завершается письмо фразами С наилучшими пожеланиями… Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Надеемся на продолжение сотрудничества.
Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию. В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем.

Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5).

На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п., позволяющей их идентифицировать.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации;

Образец делового письма

Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям. В первую очередь, это определенная структура.

В послании всегда должны быть указаны:

  1. вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
  2. дата написания,
  3. реквизиты отправителя и получателя,
  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • Оформление делового письма

    Их можно найти в разделе «Требования к оформлению документов».

    Бланк должен быть максимально информативным и содержать все необходимые сведения:

    1. название компании;
    2. телефон для контакта;
    3. адрес компании;
    4. адрес сайта компании.
    5. email компании;

    Конечно, это не обязательный список, а рекомендательный.

    Руководство каждой компании само определяет необходимость включения тех или иных данных о своей организации.

    Однако существуют такие требование к оформлению письма, которые являются обязательными.

    1. Дата написания письма проставляется внизу.
    2. Название организации, фамилия и должность адресата располагаются в правом верхнем углу;
    3. Исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать);
    4. Нумерация каждого приложения – отдельно;
    5. Отступ справа – 10 мм, слева, сверху и снизу – 20 мм;
    6. Нумерация страниц – посредине сверху;
    7. Должность отправителя и его фамилия указываются в нижнем левом углу;

    Продольное расположение реквизитов, т.е.

    Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

    Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

    Письма, отвечать на которые не нужно.

    1. Письмо-предупреждение;
    2. Информационное;
    3. Письмо-напоминание.
    4. Гарантийное письмо;
    5. ;
    6. Сопроводительное;

    Письма, на которые нужен ответ.