kupyury.ru Юридический портал
Главная > Интеллектуальная собственность > Когда прошивается документ что пишут сзади на этикетке

Когда прошивается документ что пишут сзади на этикетке

Интеллектуальная собственность

Оглавление:

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?


При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды. Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме. Во-первых, требование прописано на законодательном уровне.

Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно?

Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д.

Как правильно прошить документ по ГОСТу

о типовых принципах по делопроизводству; руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов; правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги. Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее.

Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке.

Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Прошито и пронумеровано: технология сшивания документов и образец заверительной наклейки

Это твердый картон, предназначенный для хранения более 25 лет.

Размер и пропорции обложек для длительного хранения зависят от формата подшиваемых бумаг.

На обложке напишите следующие сведения:

    Наименование компании. Название структурного подразделения. Например, «Финансовый отдел». Индекс дела. Заголовок дела. Срок хранения. Номер тома (если томов несколько). Количество листов дела. Дата формирования дела.

Как правильно оформить обложку дела, рассказывается в статье «». К каждому делу прикладывается опись.

В нее включите следующие сведения:

    Заголовок дела. Дату составления подшивки. Срок хранения. Аннотацию. Это краткое описание документов дела и причина, по которой оно передано на хранение.

На заметку!

Существует три варианта хранения описи в деле:

Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец

Указывается сначала цифрами, затем в скобках прописью.

Листы описи не включается в нумерацию.
Должность уполномоченного работника. Подпись с расшифровкой. В разных образцах формулировки могут отличаться. Как правило, на наклейке отражается только информация о количестве листов и должности ответственного за журнал сотрудника. В конце ставится его подпись. Важно! Наклейка может быть дополнена датой формирования журнала и оттиском печати организации (при наличии таковой).

При креплении нужно следить за тем, чтобы узелок нити находился в центре наклейки.

Кончики при этом выходят за линию бумаги.

Шаг первый – нумерация. Перед тем как приступать к прошивке документов, следует проставить номера в верхнем правом углу.

Такое расположение цифр диктуется правилами делопроизводства.

Затем готовятся отверстия под стежки. Деловые документы имеют достаточно широкие поля. Перед прошивкой приблизительно в середине этих полей делают три прокола.

Как прошивать документы

Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок.

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

  1. Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
  2. Кадровые (, штатное расписание);
  3. Бухгалтерские (авансовые отчеты, , счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
  4. Нотариально удостоверенные копии и переводы;
  5. Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
  6. Архивные (включенные в дела для передачи в архив);

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.
Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать. Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.
Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер.

  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.

    Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
    Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

    Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год.

    Она больше подходит для регистрации документации ООО.

    Как правильно прошить устав

    То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены.

    И доказать подмену будет очень сложно. Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом. Точка зрения законодательных органов На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

    Среди них необходимо выделить следующие: — Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г.

    N БГ-3-09/198; — п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г.

    «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

    ; — п.6.2.2.4.

    Контур.Эльба

    Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

    Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Однако большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет, а как должно быть известно бухгалтерам, государство обязывает хранить определенную документацию предприятия определенное количество лет, то есть осуществлять архивное хранение, а затем передавать опять же определенные архивные документы в госархивы. Но это всё «цветочки», более актуальным и требующим внимания будут ситуации, когда налоговая инспекция требует копии документов и тогда истребуемые документы необходимо оформлять по требования ФНС.

    Эти требования в свою очередь опираются на НК РФ Ст.

    Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

    Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными.

    Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся.

    При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.Подготовить нить длиной не менее 70 см.Еще раз следует проверить нумерацию и правильность сложенных в единую пачку документов.Далее, вооружившись иглой, специальным шилом или другим инструментом для проделывания отверстий в бумаге (зависит от толщины пачки), необходимо сделать три сквозных отверстия по вертикали.